Pianificazione della produzione, che cos’è e come ottimizzarla - Bg Log

La pianificazione della produzione è un processo chiave che racchiude diverse operazioni per organizzare da un lato le risorse produttive, dall’altro soddisfare gli ordini del cliente, massimizzando il livello di servizio, in termini di:

Rapidità
Flessibilità

In un contesto dove le condizioni dei mercati mutano di giorno in giorno, il processo di pianificazione della produzione risulta essere sempre più strategico per riuscire a soddisfare le esigenze dei consumatori e gestire in modo efficiente ed efficace le fasi e i tempi per rendere disponibile i prodotti destinati alla vendita.

Le principali attività della pianificazione della produzione sono:

Analisi delle previsioni di vendita;
Analisi degli ordini di vendita;
Programmazione dell’acquisto di materiali, semilavorati e conto lavoro;
Controllo dell’avanzamento della produzione rispetto alla programmazione;
Supervisione del reparto produttivo e identificazione di eventuali criticità;
Controllo del rispetto delle date di consegna pattuite.

Tutte queste operazioni vengono supervisionate dal responsabile della produzione, o production planner.

Egli pianifica, controlla e coordina tutte le attività legate all’andamento della produzione, ottimizzando l’utilizzo delle risorse. In particolare deve verificare che venga prodotta la corretta quantità da fornire ai clienti e che le operazioni produttive rispettino i costi preventivati a budget.

Il responsabile della produzione si occupa quindi di integrare le aree produzione, logistica e magazzino, in modo tale da allineare la Supply Chain alla domanda del mercato, ottimizzando processi e strumenti utilizzati sulle linee produttive, gestendo gli approvvigionamenti, le variazioni del portafoglio ordini e i trend di mercato.

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Come strutturare un piano di produzione

Il processo di pianificazione della produzione inizia con la definizione dei tempi e modalità con cui l’azienda decide di soddisfare il proprio mercato di riferimento, ovvero il modello di vendita.

La prima fase consiste, appunto, in uno scambio continuo di informazioni che consente di trasferire le esigenze del mercato percepite dall’area Commerciale alle Operations, la quale le tradurrà in azioni specifiche che coinvolgono tutta la Supply Chain.

Infatti, l’obiettivo della produzione è proprio quello di servire i consumatori, e le aziende che hanno delle problematiche nel rispettare i tempi di consegna devono iniziare a pianificare al meglio il processo produttivo e gli approvvigionamenti.

La strutturazione di un piano di produzione parte quindi da un’analisi dei criteri, strumenti e modalità di vendita, in termini di prodotto o servizio e tempi di consegna.

Questa analisi richiede il coinvolgimento della funzione commerciale per riuscire a definire il modello di vendita.

Una volta definito il modello di vendita, occorre verificare se la produzione e il sistema di pianificazione sia effettivamente in grado o meno di soddisfarlo.

Ecco che l’area tecnica o responsabile della produzione, sulla base dell’analisi della domanda dei clienti, procede con il calcolo delle risorse necessarie da produrre ed elaborare una strategia produttiva realizzabile e realistica in funzione delle risorse disponibili.

Questo utilizzando programmi di produzione sviluppati per un singolo articolo o una famiglia di prodotti, che il piano calendarizza in produzione indicando le risorse da coinvolgere e i tempi entro cui eseguire le varie operazioni produttive.

Un piano di produzione efficiente permette alle aziende di raggiungere i seguenti obiettivi:

ottimizzare l’impiego delle risorse (manodopera diretta e macchinari)
ridurre le scorte di magazzino
migliorare la qualità del servizio al cliente
ridurre i costi di produzione
ridurre i costi di acquisto
elaborare le previsioni di vendita
pianificare i giusti investimenti industriali
ridurre gli sprechi

Come controllare ed ottimizzare la pianificazione della produzione

La pianificazione della produzione deve essere quindi completa, fattibile, stabile e flessibile.

Solo così si riuscirà a soddisfare il cliente e ad utilizzare in modo efficiente le risorse.

Alcuni accorgimenti per ottimizzare e rendere efficiente il piano di produzione sono:

1 – Migliorare la gestione delle risorse

Operatori e macchinari devono poter lavorare in modo efficiente ed efficace.

Risulta essenziale, sotto questo punto di vista, analizzare i colli di bottiglia lungo le linee produttive e ridurli. Individuare le aree di miglioramento, consente ai responsabili della pianificazione di ottimizzare l’intero processo produttivo e di eliminare attività che non portano valore aggiunto.

Analizzare i colli di bottiglia consente al responsabile della produzione di:

Individuare gli sprechi per le attese da un processo all’altro: Tutte le volte in cui un operatore, o un macchinario, non svolge alcuna attività in attesa di ricevere un input per poter cominciare a produrre, l’azienda incorre in uno spreco;
Individuare gli sprechi durante la movimentazione: Tutto il tempo impiegato nel movimentare materiale o documenti non crea valore per il mercato, e pertanto corrisponde a spreco;
Individuare gli sprechi all’interno del processo produttivo: Ove i processi, progettati in modo impreciso o realizzati con tecnologie non ottimali, svolgono fasi che sì trasformano il prodotto, ma non generano valore apprezzato dal mercato, cisi trova di fronte a sprechi.

2 – Migliorare la gestione dei materiali

Programmare gli approvvigionamenti, in modo tale da avere a disposizione le quantità corrette e nei tempi corretti riducendo le scorte di magazzino.

Uno strumento che si può adottare, in questo caso, è il Kanban. Da un semplice cartellino fino ad un sistema elettronico, aiuta a organizzare il flusso di materiali in uno stabilimento di produzione. Il Kanban aiuta a visualizzare lo stato di avanzamento dei materiali, aiutando ad eliminare alcuni dei principali sprechi, come:

Sovrapproduzione: Ogniqualvolta la produzione non segue la domanda, e realizza pezzinon richiesti dal mercato, l’azienda realizza uno spreco;
Scorte: Ovunque vi siano scorte, e soprattutto ove queste vi siano senza una logica di gestione che intenda crearle appositamente, vi sono anche sprechi.

3 – Migliorare la gestione degli ordini e delle commesse

Ovvero definire date di consegna attendibili e controllare il rispetto dei tempi nell’esecuzione delle fasi produttive.

Un’eccellente pianificazione della produzione si basa su due leve fondamentali:

Condivisione di informazioni tra area commerciale e produzione, per riuscire a far fronte alle nuove esigenze di mercato, garantendo un ottimo servizio per il cliente finale:
Allineamento e coordinamento dell’intera Supply Chain alla domanda del mercato. Ogni processo all’interno della pianificazione della produzione deve essere tarata: dall’approvvigionamento dei materiali fino alla consegna finale, passando attraverso i reparti di produzione interna ed i terzisti esterni.

Sotto questo punto di vista occorre sempre di più, definire degli obiettivi che siano SMART, per riuscire a pianificare nelle modalità corrette e a rendere più efficace la gestione della produzione.

Nello specifico un obiettivo SMART, deve essere: Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante e Specifico nel tempo.

Specifico: Gli obiettivi devono essere chiari e non troppo vasti o vaghi, poichè risulterebbe difficile misurarli e raggiungerli. Usando dei KPI specifici si può definire il percorso in modo ancora più preciso, inserendo dei punti di riferimento affinché ciascuno sappia esattamente dove si trova.
Misurabile: Oltre a essere specifici negli obiettivi, occorre poter quantificare i dati o indicare a che punto ci si trova rispetto all’obiettivo da raggiungere. Inoltre, definendo obiettivi misurabili, tutte le persone coinvolte nel progetto potranno valutare le proprie prestazioni ed essere allineati.
Raggiungibile: Gli obiettivi devono poter essere, oltre che ambiziosi e sfidanti, raggiungibili e realistici.
Rilevante: Oltre che raggiungibili, gli obiettivi devono essere pertinenti e rilevanti. I KPI devono misurare gli obiettivi aziendali in riferimento a strategie a breve e lungo termine, obiettivi che non devono essere nè inaccessibili, in quanto non aumenteranno l’impegno del team, ma d’altro canto obiettivi neanche troppo facili, poichè non favoriranno il miglioramento dei risultati.
Specifico nel tempo: Risulta fondamentale stabilire una tempistica per i propri obiettivi. Un obiettivo definito nel tempo può prevedere un punto di inizio e uno di fine, oppure una serie di parametri temporali o tappe intermedie.

Nel caso della pianificazione di produzione, l’intero processo è infatti guidato da una data, ovvero quando il cliente si aspetta di ricevere il prodotto o il servizio richiesto. Essa diventa la linea guida per tutto il processo di pianificazione della produzione, passando dall’approvvigionamento di materia prima, dal montaggio, fino all’evasione dell’ordine.

Conclusioni

La pianificazione di produzione risulta essere un processo articolato e complesso, la cui gestione non può essere improvvisata o approssimativa. Personalizzazione dei prodotti, ampiezza di gamma, articolazione dei fornitori, complessità delle linee produttive sono solo alcune delle sfide che oggi le aziende devono affrontare per competere sui mercati.

Un piano di produzione non può prescindere da:

Una gestione del processo produttivo che comprenda innanzitutto un’analisi delle reali esigenze del cliente, strutturando una produzione in logica pull, ottimizzando e riducendo i costi
Utilizzare soluzioni che siano semplici ed efficaci per riuscire a visualizzare e rendere le attività di pianificazione sufficientemente flessibili alle repentine modifiche delle richieste del mercato.